Persondata ved ansættelse i Gentofte Kommune
Behandling af personoplysninger om medarbejdere
Når der registreres oplysninger om Gentofte Kommunes medarbejdere, så er det for at kunne håndtere alle spørgsmål vedrørende ansættelsen, herunder for at sikre, at der sker korrekt og rettidig lønudbetaling, og at din ansættelse hos os følger gældende ansættelsesretlige og overenskomstmæssige regler.
Retsgrundlaget for kommunens personaleadministration er henholdsvis:
- Databeskyttelsesforordningen
- artikel 6, stk. 1, litra e (almindelige personoplysninger), artikel 9, stk. 2, litra f (følsomme oplysninger) samt artikel 10 (straffedomme og lovovertrædelser) - Databeskyttelsesloven
- § 6, stk. 1 (almindelige personoplysninger), § 7, stk. 1 (følsomme oplysninger), § 10 (videnskabelige undersøgelser), § 11 (personnummer) og § 12 (ansættelsesforhold). - TV-overvågningsloven
- § 3 a og § 3 b - Personalejuridiske retsgrundlag
- Forpligtigelser ift. anden dansk lovgivning og kollektive overenskomster, bl.a. funktionærloven, arbejdsmiljøloven, arkivloven mm.
Når Gentofte Kommune ansætter en medarbejder, så oprettes en personalesag i lønsystemet.
Her registreres bl.a.:
- navn, privatadresse, nationalitet, cpr-nummer
- straffe- og børneattest (læs mere i kommunens 'Retningslinje om indhentelse af børne- og straffeattester' på kommunens intranet).
- lønforhold, herunder lønaftale og lønindplacering
- ansættelsessted og stillingsbetegnelse
- ansøgning og cv
- privat telefonnummer
- pensionskasse
Hvis oplysningerne senere ændrer sig, så registreres ændringerne.
Personalesagen er adskilt fra alle andre sager. Kun medarbejdere med særlige rettigheder har adgang til personalesagerne. Dette vil typisk være din leder, en administrativ medarbejder, Løn og Personale og Personalejura.
De fleste af oplysningerne i en personalesag indarbejdes i ansættelsesbrevet. Ansættelsesbrevet opbevares på personalesagen og du modtager brevet i din digitale postkasse.
Herudover kan der i personalesagen registreres oplysninger om:
- uddannelse og tidligere arbejdspladser
- direkte arbejdstelefonnummer
- arbejdets e-mailadresse
- tjenestested/enhed
- ansættelsesforhold generelt, herunder f.eks. kurser, efteruddannelse, personlige handlingsplaner og tjenstlige sanktioner, referater
- orlov eller andet fravær herunder sygefravær
- arbejdsskader
- (jubilæums)anciennitet.
Gentofte Kommune registrerer også de oplysninger om nærmeste pårørende, som du har oplyst, for at arbejdspladsen kan give besked, f.eks. ved sygdom eller en ulykke.
De oplysninger, der er lagt ind i systemet, kan sammenkøres, f.eks. for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser blandt andet til den årlige nøgletalsrapport. Det kan også være statistik over personaleomsætning, sygefravær eller aldersmæssig fordeling i enhederne.
Under din ansættelse registrerer og behandler Gentofte Kommune også eventuelle oplysninger i forbindelse med arbejdspladsvurdering (APV), trivselsmålinger, medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og lederudviklingssamtaler (LUS) mv.
Fravær
Gentofte Kommune registrerer alt fravær, f.eks. sygdom og barsel.
Registreringerne bruges bl.a. til at lave sygefraværsstatistik og til indhentelse af kommunal refusion.
Gentofte Kommune registrerer herudover også feriedage, særlige feriedage, omsorgsdage, seniordage mv.
Læs mere under afsnittet 'Hvem modtager dine oplysninger' ift. hvilke personoplysninger, der videres til andre myndigheder i forbindelse med fravær under din ansættelse og fratrædelse.
Hvis lovgivningen giver mulighed for at få refusion for dit fravær, så udfyldes et ansøgningsskema i Virk.dk, som bliver sendt til din bopælskommune. Bopælskommunen vil herefter sende et brev til din digitale postkasse med informationer, som du skal reagere på.
Når Gentofte Kommune modtager refusion, så orienteres din leder om det. Udbetaling Danmark får besked fra Virk.dk, når lønnen standses, f.eks. ved overgang til forældreorlov uden løn og i stedet barselsdagpenge.
Gentofte Kommune registrerer herudover også feriedage, særlige feriedage, omsorgsdage, seniordage mv.
Når du fratræder, vil Gentofte Kommune udbetale dine tilgodehavende feriepenge til FerieKonto, jf. ferielovens regler.
Som ansat i Gentofte Kommune får du, alt efter din stilling og funktion, udleveret forskelligt IT-udstyr, hvilket typisk kan være en PC, en telefon eller en tablet (IPad). Fælles for dette udstyr er, at der er adgang til internettet, e-mail og til forskellige IT-systemer.
Uanset om det sker fra en PC, en telefon eller Ipad, bliver det logget, hvad du foretager dig i forskellige IT-systemer, ligesom din tilgang til internettet bliver logget.
Intranet
På intranettet (Gentofte Platformen) registreres oplysninger om dit navn, stillingsbetegnelse, område- og enhedstilhørsforhold, placering i organisationshierarki, fysisk placering, telefonnummer og e-mailadresse.
Dit foto på intranettet og mail er valgfrit og kan til enhver tid fjernes af dig selv.
På Gentofte Platformen ligger oplysninger om, hvilke forskellige administrative og andre opgaver, som du er ansvarlig eller kontaktperson for. Der kan også være oplysninger om forskellige udvalg og arbejdsgrupper, som du er medlem af.
Endvidere bliver der foretaget logning af dine bevægelser i diverse fagsystemer.
Nøglebrik
Du har eventuelt fået en nøglebrik, som aktiverer de elektroniske dørlåse på dit arbejdssted.
På Rådhuset aktiverer nøglebrikken også indvendige og udvendige døre samt printere.
Nøglebrikken er hæftet op på dine initialer og bliver registreret i en elektronisk log, når en dør med elektronisk lås åbnes.
Loggen gør det muligt at se, hvem der har låst sig ind ad dørene.
Den elektroniske log overskrives med jævne mellemrum og er altså ikke bestandig.
Gentofte Kommune har også en log, hvor der registreres eventuelle udlån af nøglebrikker. Loggen slettes løbende, når brikkerne er tilbageleveret. Loggen bruger vi også kun i helt særlige tilfælde.
Logoplysningerne bruges kun i helt særlige tilfælde, f.eks. i tilfælde af indbrud.
Internettet
Gentofte Kommune har pligt til at registrere (logge) sine brugeres bevægelser på netværket, i programmer samt internetbrug.
Behandling af personoplysninger (oplysninger, som identificerer en person) indebærer skærpede krav til logning og stikprøvekontrol. Her vil blive kontrolleret, at konkrete personoplysninger kun behandles af medarbejdere, der som led i deres opgavevaretagelse har behov for at behandle en sådan personoplysning.
Hvis du vil vide mere, så kan det findes på Gentofte Platformen i IT-retningslinjer for medarbejdere.
Apps
Gentofte Kommune benytter Mine Apps til indberetning af kørsel mv. Denne app kan via GPS’en i din mobiltelefon registrere, hvor du befinder dig. Oplysningerne bliver alene brugt til beregning af antal kørte kilometer, hvorfor GPS-oplysningerne ikke bliver lagret i andre systemer, f.eks. i lønsystemet eller på personalesagen.
GPS
Der er installeret GPS i nogle af kommunens køretøjer (f.eks. på Klima, Miljø og Teknik). Anvendelse af GPS oplysninger sker med henblik på at vide, hvor kommunens biler befinder sig. Dette sker dels til brug i forbindelse med eksempelvis bortkomst eller tyveri, samt for at sikre, at der ikke sker uautoriseret brug af kommunens biler, hvilket eksempelvis kan være til private formål.
I det omfang, der herved også registreres oplysninger om en bestemt medarbejders færden, vil dette være en behandling af personoplysninger.
E-mails
Mails fra din Gentofte-mailkonto er et arbejdsredskab ligesom dine andre dokumenter og er således Gentofte Kommunes ejendom.
Gentofte Kommune har derfor mulighed for, f.eks. hvis du fratræder eller langtidssygemeldes, at tilgå din IT-brugerkonto og mail, hvis det vurderes som værende vigtigt for kommunens videre arbejde, således at arbejdsopgaver, møder, aftaler mv. ikke går tabt.
Denne tilladelse skal gives af en direktør og skal være velbegrundet.
I disse situationer er det vigtigt at bemærke, at kommunen som arbejdsgiver grundet brevhemmelighed aldrig har ret til at tilgå mails af personlig og privat karakter.
Du anbefales derfor at tydeliggøre, når mails eller dokumenter er af privat karakter, for på den måde at fjerne risikoen for, at de åbnes og læses. Dette kan f.eks. gøres ved konkret at angive ”privat” i emnefeltet eller som navn på dokumenter eller mapper.
Vær i øvrigt opmærksom på, at mails og dokumenter, der indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger, højst må opbevares i Outlook eller på et netværksdrev i 30 dage.
Læs mere i Gentofte Kommunes IT-retningslinjer for medarbejdere på Gentofte Platformen.
Kalendersystemet i Outlook
I den elektroniske kalender i Outlook registrerer du selv aftaler om møder, fravær mv. Andre medarbejdere kan sende dig invitationer til møder mv. Invitationerne bliver registreret midlertidigt i din kalender, indtil du har accepteret eller afslået dem.
Indholdet af din kalender er som udgangspunkt synligt for alle IT-brugere i Gentofte Kommune. Der er dog mulighed for at markere aftaler som private, således at deres indhold kun kan ses af dig selv. Andre vil kun kunne se, at der er en registrering.
Registreringerne i kalenderen gemmes i princippet uendeligt, hvis du ikke selv ændrer eller sletter dem.
Telefoner og iPads
Gentofte Kommune registrerer ikke telefonopkald. Dog anvendes opkaldsmønstre for ind- og udgående opkald via IP-telefoni og fastnet til statistiske formål.
Har du en mobiltelefon, så registrerer den lokalt, hvornår og til hvilke numre du ringer til og bliver ringet op fra. Opkaldslisterne i din telefon kan du selv slette når som helst.
Når du afleverer din telefon tilbage til Gentofte Kommune, så nulstilles telefonen og alle data slettes.
En mobiltelefon eller iPad betragtes som et eksternt medie, som du kan læse mere om i IT-retningslinjer for medarbejdere på Gentofte Platformen.
Regnskabssystemet Prisme
I Gentofte Kommune benyttes regnskabssystemet Prisme, hvorfra Gentofte Kommune kan trække regnskabsrapporter fra systemet. Det sker blandt andet i forbindelse med det månedlige ledelsestilsyn og i øvrigt efter behov.
Hvis en udgift knytter sig direkte til dig – f.eks. hvis du skal på kursus eller tjenesterejse – bliver dit navn og eventuelt dit cpr-nummer registreret af Økonomi Betaling, når regningen skal betales.
Stikprøver
Hovedparten af medarbejderne i Gentofte Kommune arbejder med personoplysninger og har derfor ofte adgang til systemer med mange borgeres data.
Alle systemer logger data og ledelsen har pligt til at foretage stikprøver af, hvad medarbejderne fremsøger i de systemer, som de arbejder i. Stikprøverne udføres sædvanligvis af nærmeste leder og den eksterne revision.
Omfanget af stikprøverne skal være proportionalt med omfanget af opslagene og foretages med jævne mellemrum.
Gentofte Kommune foretager derudover rutinemæssige videregivelser af personoplysninger om dig til andre myndigheder eller organisationer.
Det kan f.eks. være til:
- Leverandør af lønhåndtering og -udbetaling
- Lønmodtagernes Feriemidler
- SKAT
- Kommunernes Landsforening
- Udbetaling Danmark
- Virk.dk
- ATP
- Kommunernes og Regionernes Løndatakontor (KRL)
- Danmarks Statistik
- Arbejdsmarkedets Erhvervssikring
- Andre eksterne partnere, f.eks. forsikringsmægler i forbindelse med arbejdsskader, pensionskasser eller ekstern leverandør af psykologbistand
- Endvidere vil der efter anmodning blive udleveret oplysninger om den enkelte medarbejder til den forhandlingsberettigede tillidsrepræsentant eller organisation, f.eks. navn, løn, stillingsbetegnelse samt ansættelsessted.
Din personalesag er ikke omfattet af offentlighedens ret til aktindsigt i kommunens sager og dokumenter, men efter anmodning vil vi som udgangspunkt være forpligtet til at udlevere oplysninger om navn, stilling, uddannelse, nuværende arbejdsmæssige opgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser.
Løn, SKAT, ATP, pension mv.
Gentofte Kommune benytter på nuværende tidspunkt KMDs løn- og pensionssystem.
Det foregår sådan, at din leder med bistand fra Løn og Personale taster data om dig ind i lønsystemet og selve lønkørslen bliver lavet i KMD. Ved anvisningen af løn anvendes medarbejdernes cpr-numre.
Gentofte Kommunes samlede lønudbetaling sker via KMD, hvor din løn bliver overført til Danske Bank, der herefter sørger for at overføre lønnen bliver udbetalt til din NemKonto.
A-skat og arbejdsmarkedsbidrag overføreres også via KMD til SKAT. I forbindelse med behandlingen af din løn, vil dine skatteoplysninger blive indhentet direkte fra SKAT. Hvis der sker ændringer i dit skattekort, vil det automatisk blive opdateret i lønsystemet.
Indbetaling ved arbejdsgiveradministreret pensionsordning sker ligeledes via KMD, hvor KMD modtager oplysninger om, hvor meget, der skal indbetales til pension og til hvilken pensionskasse. KMD videregiver dit navn, CPR-nummer og beløbet ved overførelsen under en arbejdsgiveradministreret pensionsordning
En elektronisk kopi af din lønseddel bliver sendt fra KMD til din digitale postkasse. Gentofte Kommune modtager ikke kopi af lønsedlerne, men har adgang til at trække dem elektronisk via adgangen til KMD.
Gentofte Kommune videregiver en række oplysninger om dig til SKAT i forbindelse med behandlingen af din løn:
- navn
- adresse
- cpr-nummer
- ansættelsessted
- bruttoløn
- samlet indtjening i årets løb
- månedlige bidrag til Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP) samt en årlig opgørelse over, hvor meget du samlet har betalt til ATP
Oplysningerne i KMD bliver hver nat ajourført via en opkobling til Det Centrale Personregister (CPR). I CPR er der oplysninger om din adresse, civilstand mv. Hvis dine cpr-oplysninger ændrer sig, bliver det også registreret i KMD.
Der kan forekomme videoovervågning på arbejdspladsen, eksempelvis på Gentofte Rådhus.
Læs om kommunens videoovervågning
Her kan du også finde en oversigt over, hvor kommunen foretager videoovervågning.
Gentofte Kommunes brug af videoovervågning er nærmere reguleret i ”Retningslinjer for videoovervågning i Gentofte Kommune”, som du kan finde på Gentofte Platformen.
De databeskyttelsesretlige regler giver dig forskellige rettigheder, når dine personoplysninger elektronisk databehandles.
Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven pålægger arbejdsgiver visse pligter, f.eks. pligt til at oplyse, at Gentofte Kommune som ansættelsesmyndighed har indsamlet eller vil indsamle personoplysninger om dig.
Du har ret til at vide, hvilke oplysninger Gentofte Kommune har indsamlet om dig i forbindelse med dit ansættelsesforhold og du har til enhver tid ret til at se oplysningerne (indsigtsretten).
Hvis du ønsker indsigt i de oplysninger, som kommunen har registreret om dig, kan du kontakte Løn og Personale.
Du har videre ret til at få rettet eller slettet oplysninger, hvis du mener, at de f.eks. er forkerte eller giver et forkert indtryk. Som følge notat- og journaliseringspligten i offentlighedsloven og reglerne i arkivloven, kan mulighederne for slette oplysningerne være begrænset. Gentofte Kommune som arbejdsgiver har pligt til at tage stilling til din anmodning.
Gentofte Kommune sletter oplysningerne, når opbevaringspligten udløber og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Når oplysningerne er arkiveret eller slettet, har Gentofte Kommune ikke længere adgang til dem.
Perioderne for opbevaring af personalesager efter fratrædelse kan være forskellige, alt efter om medarbejderen var ansat som tjenestemand eller som overenskomstansat eller om der f.eks. er registret en arbejdsskadesag.
Personalesager slettes ikke med det samme ved fratrædelsen, men hovedreglen er, at sagerne opbevares i minimum 5 år efter fratræden.
Du kan altid kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver via din Gentofte e-mail på:
databeskyttelse@gentofte.dk
Eller brug Digital Post via borger.dk (angiv ”databeskyttelse” i emnefeltet), hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger. Du kan også ringe til 39 98 00 00.
På Datatilsynets hjemmeside kan du bl.a. læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle.
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside.
Du kan finde 'Databeskyttelsesforordningen', 'Databeskyttelsesloven' samt vejledningen 'Databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold' på Datatilsynets hjemmeside.