Persondata i Borgerservice

Efter databeskyttelsesforordningen skal vi give dig en række oplysninger, når vi behandler oplysninger om dig – uanset om du selv har givet os oplysningerne, eller om oplysningerne stammer fra andre.

Gentofte Kommune, Borger, Erhverv, Beskæftigelse og Integration, er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager om dig.

Vores kontaktoplysninger er:

Gentofte Kommune
Borger, Erhverv, Beskæftigelse og Integration
Borgerservice Gentofte
Bernstorffsvej 161 
2920 Charlottenlund
CVR-nr.: 19438414
Telefon: 39 98 00 00

Skriv til os via Digital Post
Skriv "Borgerservice" i emnefeltet.

Hvis du har generelle spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Hvis du har spørgsmål til den konkrete sag, beder vi dig kontakte den afdeling, som behandler sagen.

Du kan kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver via e-mail: databeskyttelse@gentofte.dk.

Brug Digital Post (angiv ”databeskyttelse” i emnefeltet), hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger. Du kan også henvende dig telefonisk på 39 98 00 00.

Du har ret til at klage til Datatilsynet over kommunens behandling af dine personlige oplysninger.

På Datatilsynet.dk kan du læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle.

Gentofte Borgerservice er en del af Borger, Erhverv, Beskæftigelse og Integration (BEBI). Borgerservice har til formål at assistere borgere ved både fysisk fremmøde og telefonisk henvendelse. Der tilbydes en bred vifte af ydelser, herunder udstedelse af pas og kørekort, ind- og udrejse, flytning, MitID, sygesikring og lægevalg, vielser, brevstemmer samt bistand til udfyldelse af blanketter og ansøgninger. For at levere disse services behandler Borgerservice de nødvendige personoplysninger, hvilket varierer afhængigt af den konkrete situation. Oplysningerne modtages oftest direkte fra borgeren i forbindelse med betjening eller dokumentudfyldelse.

Nedenfor redegøres der for håndteringen af personoplysninger i relation til de forskellige opgaver, anvendte relevante love og bekendtgørelser samt formålet med databehandlingen.

Borgerservice behandler ansøgninger om pas og udsteder pas i overensstemmelse med Pasloven og Bekendtgørelse om pas m.v. Når du ansøger om pas, indsamler vi personoplysninger som navn, CPR-nummer, foto og fingeraftryk. Formålet er at udstede gyldigt pas til dig samt sikre identifikation og rejsedokumentation. 

Borgerservice behandler ansøgninger om og udsteder kørekort i overensstemmelse med Kørekortbekendtgørelsen, som administreres af Færdselsstyrelsen. Ved ansøgning om kørekort registrerer vi personoplysninger, som CPR-nummer, navn og foto samt eventuelle helbredsoplysninger. Formålet er at behandle din ansøgning og udstede kørekort, samt sikre at du opfylder kravene til førerret. 

I Borgerservice behandler vi ansøgninger om Legitimationskort efter Lov om udstedelse af legitimationskort og Bekendtgørelse om udstedelse af legitimationskort. Til dette formål behandler vi oplysninger om CPR-nummer, foto og navn.

Borgerservice udsteder sundhedskort til borgere i overensstemmelse med Sundhedslovens § 12. Derudover varetager kommunen administrationen af borgernes valg og skift af alment praktiserende læge, f.eks. i forbindelse med adresseændring. I den forbindelse behandler Borgerservice personoplysninger som navn, adresse, CPR-nummer og lægeoplysninger.

Gentofte Kommunes folkeregister håndterer administrationen af CPR-loven. Registeret behandler flytte- og udrejseanmeldelser og sørger for, at borgernes adresser bliver opdateret korrekt i systemet. Dette sikrer, at alle står registreret med den rigtige adresse i CPR. For at kunne gøre dette indsamler og behandler kommunen de nødvendige personoplysninger om borgernes bopælsforhold.

Gentofte Borgerservice vurderer, om de juridiske krav til ægteskab er opfyldt ifølge §§ 13, stk. 1 og 2 i Ægteskabsloven ved behandling af den indsendte ansøgning om ægteskab i ægteskabserklæringen. Oplysningerne i ægteskabserklæringen fra parterne omfatter navn, adresse, CPR-nummer, fødested, statsborgerskab, civilstand og kontaktoplysninger. Disse oplysninger bruges til at foretage prøvelsen af ægteskabsbetingelserne og udstede en prøvelsesattest til vielsesmyndigheden. 

Når en vielse skal foretages ved den borgerlige myndighed i Gentofte Kommune, behandles også oplysninger i udstedte prøvelsesattester fra andre prøvelsesmyndigheder som for eksempel Familieretshuset. Der indhentes også information om selve vielsen, såsom vielsesdato, navn og adresse på to vidner og eventuel navneændring behandlet hos Navnemyndigheden i bopælssognet.

Borgerservice står for borgerlige vielser af både danske og udenlandske statsborgere, så alle har adgang til at blive viet som beskrevet i § 18 og § 19 i Ægteskabsloven. 

Hvis du ikke har mulighed for at oprette MitID via appen, eller har mistet dit bruger-ID eller kode, kan du få personlig assistance hos Borgerservice. Ved henvendelse til Borgerservice om MitID skal du svare på sikkerhedsspørgsmål vedrørende dine personoplysninger med henblik på identitetsbekræftelse og udlevering af en aktiveringskode eller et nyt bruger-ID. For at sikre, at MitID overdrages til den rette person, skal der medbringes gyldig, original legitimation. Borgerservice vil som regel verificere og registrere oplysninger fra f.eks. pas, kørekort, opholdstilladelse samt sundhedskort (i kombination med anden ID). I visse tilfælde kan dåbs-, navne- eller fødselsattest også benyttes. Formålet med indsamlingen af disse personoplysninger er at identificere dig, så Borgerservice kan hjælpe dig med oprettelse af MitID eller udstedelse af nyt bruger-ID/kode.

Kommunen afholder grundlovsceremonien for at markere og fejre tildelingen af dansk statsborgerskab. I den forbindelse håndterer Borgerservice de oplysninger, der modtages om deltagere og deres gæster til ceremonien. Borgerservice behandler derfor personoplysninger som fulde navn, CPR-nummer, adresse, legitimation samt antallet af gæster.

Gentofte Borgerservice står for indsamlingen af brevstemmer, når der afholdes valg i kommunen – både efter folketingsvalgloven, kommunal- og regionalvalgloven samt Europa-Parlamentsvalgloven. I forbindelse med valget håndterer Borgerservice flere personoplysninger, herunder navn, adresse, kontaktoplysninger og nationalitet. Derudover behandles fortrolige oplysninger som CPR-nummer og eventuelt beskyttet adresse samt følsomme data om politisk overbevisning.

Hos Borgerservice behandler vi ansøgninger om beboerindskudslån i henhold til Boligstøtteloven. Når vi behandler din sag, arbejder vi med økonomiske oplysninger såsom din indkomst og formue. Derudover håndterer vi personlige informationer som dit navn, CPR-nummer, adresse og lejekontrakt.

Kontrolgruppen behandler personoplysninger for at sikre korrekt registrering i Folkeregisteret (CPR) og korrekt udbetaling af offentlige ydelser. Vi arbejder med sager om fx børneflytninger, bopælsforhold, tomme boliger og mistanke om socialt bedrageri.

Vi behandler oplysninger som navn, adresse, cpr.nr., kontaktoplysninger, oplysninger om husstand, familie, bolig, indkomst og ydelser, helbreds- og sociale forhold (hvis relevant) samt oplysninger om strafbare forhold, fx socialt bedrageri.

Oplysninger kan deles internt i kommunen, med andre myndigheder, politiet eller boligejere, når det er nødvendigt for sagsbehandlingen, og altid i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Retsgrundlaget for behandlingen er CPR-loven, retssikkerhedsloven, relevant social- og beskæftigelseslovgivning samt databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Fælles for alle opgaver er, at vi kun indsamler og behandler de oplysninger, der er nødvendige for at løse opgaven, og vi sikrer, at dine data opbevares sikkert og kun deles med relevante myndigheder, hvis det er nødvendigt. Du har ret til indsigt, rettelse og sletning af dine oplysninger efter GDPR artikel 15-17. Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte Borgerservice.

I en række af kommunens bygninger og idrætsanlæg bliver der foretaget videoovervågning.

Videoovervågningen sker for at forebygge kriminalitet og øge trygheden for de personer, der færdes i det overvågede område. Der er opsat skiltning i henhold til tv-overvågningslovens regler, der gør opmærksom på, at der sker videoovervågning.

Læs mere om, hvilke steder kommunen foretager videoovervågning, og hvordan kommunen behandler personoplysninger ifm. videoovervågning.

Personoplysningerne modtager vi enten fra dig selv, andre afdelinger i Gentofte Kommune, andre offentlige myndigheder og offentlige registre, privatpraktiserende læger og andre sundhedspersoner samt øvrige samarbejdspartnere, herunder boligselskaber.

Vi videregiver dine personoplysninger til følgende modtagere, hvis det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver:

• Dig selv og din evt. partsrepræsentant/bisidder/værge
• Andre relevante afdelinger i Gentofte Kommune
• Region Hovedstaden  
• Læger og andre sundhedspersoner                
• Andre offentlige myndigheder, fx Færdselsstyrelsen, PAC (Politiets Administrative Center), Udlændingestyrelsen, Udbetaling Danmark, International House mfl.
• Boligselskaber
• Databehandlere 
• Behandling og besvarelse af anmodninger om aktindsigt (forvaltningsloven, offentlighedsloven og sundhedsloven)
• Forskning eller statistik af væsentlig samfundsmæssig betydning (lov om Danmarks Statistik § 6, Databeskyttelseslovens § 10 og Sundhedslovens § 46).

Gentofte Kommune opbevarer dine oplysninger, indtil de skal arkiveres eller kasseres efter reglerne i arkivloven, eller i øvrigt kun så længe de er nødvendige til de(t) formål, hvortil oplysningerne behandles.

Opbevaringsperioden er normalt 5 år fra afslutningen af sagen, idet der kan være enkelte sagsområder med kortere eller længere opbevaringsperiode.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os.

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræder.

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.

Læs om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside 

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Find Datatilsynets kontaktoplysninger