Persondata på Fritidsområdet

I forbindelse med din henvendelse, ansøgning eller anmeldelse til Fritidsområdet, har du givet en række personoplysninger til os. Efter databeskyttelsesforordningen skal vi give dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler dine personoplysninger. 

Vi skal give dig følgende oplysninger:  

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?  
2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren  
3. Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger  
4. Videoovervågning
5. Hvor dine personoplysninger stammer fra?
6. Modtagere eller kategorier af modtagere 
7. Opbevaring af dine personoplysninger  
8. Dine rettigheder  
9. Klage til Datatilsynet  

Gentofte Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager om dig og dit barn.

Vores kontaktoplysninger er:

Gentofte Kommune
Fritid
Bernstorffsvej 161
2920 Charlottenlund
Telefon: 39 98 50 00

E-mail: Fritid@gentofte.dk

Brug digital post, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.  I emnefeltet skrives ”Fritid”.

Hvis du har generelle spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver Niclas Wildfang Andersen.

Du kan kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver via e-mail: databeskyttelse@gentofte.dk.
Brug Digital Post (angiv ”databeskyttelse” i emnefeltet), hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.
Du kan også henvende dig telefonisk på 21 74 44 62.

Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle på Gentofte Kommunes hjemmeside.

Fritid behandler personoplysninger til følgende formål:

Foreningsadministration
Ved oprettelse af foreninger, facilitering af drift, udlån af lokaler mm. behandler Fritid almindelige personoplysninger som navn, adresse (evt. beskyttet adresse), telefonnummer og kontooplysninger.

Fritid vurderer, hvorvidt foreningerne lever op til folkeoplysningsloven, og i forbindelse med den vurdering bliver det tjekket, om foreningen har indhentet børneattester på foreningens medlemmer og bestyrelse.

Puljer
Når foreninger eller enkeltpersoner ansøger om puljer til forskellige formål, er det nødvendigt at indsamle personoplysninger og børneattester for at vurdere, administrere og fordele puljerne. Vi indsamler navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer, mailadresse, CVR-nummer, information om sportsligt niveau og helbredsoplysninger.

Tilskud
I forbindelse med behandling af ansøgninger om tilskud skal foreningsoplysningerne være opdaterede, og der er behov for medlemsoplysninger i forhold til specifikke tilskud. Det kan være fortrolige personoplysninger som CPR-nummer og oplysninger om indhentelse af børneattester. Desuden indhenter vi navn, telefonnummer og adresser.

Idrætsordning

Vi behandler personoplysninger, helbredsdata og sportslige niveauer i vores arbejde med unge eliteidrætsudøvere. Der behandles følgende personoplysninger: Navn, telefonnummer, adresse, helbredsoplysninger, fødselsdato og information om borgerens sportslige niveau.

Aftenskoler
Når borgere, der er bosiddende i Gentofte Kommune, er tilmeldt aftenskole i andre kommuner, har vi brug for personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, som personnummer, så vi kan afregne kommunalt tilskud/kompensation til de relevante kommuner. Vi indhenter i den forbindelser CPR-nummer, navn, adresse og telefonnummer.

Aktiv Ferie
Fritid og foreninger i Gentofte Kommune tilbyder i samarbejde ”Aktiv Ferie” i efterårsferien og vinterferien. Her kan børn og unge prøve forskellige aktiviteter og sportsgrene. I forbindelse med tilmelding har vi brug for følgende personoplysninger om de tilmeldte: Navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, oplysning om hvilken skole barnet går på, klassetrin og helbred – fx om barnet har diagnoser, der skal tages hensyn til.

Fritidspas
Gentofte Kommune Fritid tilbyder Fritidspas, som er en kontingentstøtteordning, der tildeler økonomisk støtte til børn og unges fritidsaktiviteter. Ordningen eksisterer for at sikre, at alle børn har mulighed for at deltage i fritidsaktiviteter uanset deres forældres økonomiske situation. I den forbindelse behandles følgende personoplysninger: cpr-nummer, navn, adresse, mailadresse, telefonnummer og økonomiske forhold.

Svømmehaller
Svømmehallen Kildeskovshallen stilles til rådighed for borgerne for at understøtte idræt og folkesundhed i Gentofte Kommune. I forbindelse med foreningsliv, skolesvømning, svømmeundervisning og driften af svømmefaciliteterne behandler Fritid personoplysninger, når det er nødvendigt.

Der behandles almindelige personoplysninger som navn, betalingsoplysninger og kontaktoplysninger. Der behandles fortrolige personoplysninger, hvis der er tale om en beskyttet adresse.

Udlejning og booking af idrætsfaciliteter
Fritid faciliterer, at borgere og foreninger kan booke eller leje idrætsfaciliteter. I den forbindelse behandles der personoplysninger for at registrere, reservere og administrere denne service. Der behandles almindelige personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, betalingsoplysninger og fortrolige personoplysninger, hvis der er tale om en beskyttet adresse.

Arrangementer, aktiviteter og kurser
Fritid afholder og yder tilskud til afholdelsen af arrangementer og aktiviteter i kommunen som fx Aktive Forårsdage og Mesterskabsaften. Formålet hermed er at understøtte et aktivt og varieret kulturliv i Gentofte Kommune. I forbindelse med tilmeldinger til arrangementer behandler vi navn, adresse, telefonnummer og helbredsoplysninger.

Evalueringer og spørgeundersøgelser
Vi forsøger altid at optimere og forbedre vores tiltag i Fritid. Derfor sender vi en gang imellem spørgeskemaer ud til deltagere, frivillige og samarbejdspartnere for at få tilbagemeldinger om, hvordan vi kan forbedre ordninger, arrangementer eller andet. Til dette formål behandler vi navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og helbredsoplysninger.

Tilpasset bassinprøve
Gentofte Kommune afholder to gange årligt bassinprøve for lærere og pædagoger, der ledsager børn til vand. I forbindelse med oprettelse af deltagerlister behandler Fritid følgende personoplysninger: Navn, mailadresse og oplysning om, hvilken skole medarbejderen er ansat på.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger følger af:

• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og artikel 9, stk. 2, litra f, idet behandlingen er nødvendig af hensyn til offentlig myndighedsudøvelse.
• Databeskyttelsesloven § 11, stk. 1 ifm. behandling af oplysninger om cpr-numre
• Folkeoplysningsloven
• Eliteidrætslovens §1 og 7.

I en række af kommunens bygninger og idrætsanlæg bliver der foretaget videoovervågning. Der er tale om en behandling af personoplysninger, når der optages og gemmes videomateriale, hvor der fremgår personer. 

Videoovervågningen sker for at forebygge kriminalitet og øge trygheden for personer, der færdes i det overvågede område. Det sker også for at monitorere anvendelsesgraden af idrætsfaciliteterne for at sikre optimal udnyttelse af kommunens ressourcer.

Der er opsat skiltning i henhold til tv-overvågningslovens regler, der gør opmærksom på, at der sker videoovervågning. På kommunens hjemmeside kan du læse mere om, hvilke steder kommunen foretager videoovervågning og hvordan kommunen behandler personoplysninger: Videoovervågning - Gentofte Kommune.

Vi modtager personoplysninger fra:

• Dig selv
• Foreninger
• Det Centrale Personregister (CPR)
• Andre kommuner, hvor det er relevant
• Andre fagområder i kommunen
• Andre relevante myndigheder, institutioner og organisationer, hvis vi har behov for og hjemmel til at indhente yderligere oplysninger

Vi videregiver dine personoplysninger til følgende modtagere, hvis det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver og myndighedsarbejde:

• Andre kommuner
• Leverandører af IT-systemer
• Foreninger og organisationer
• Andre fagområder i kommunen
• Eksterne specialister og fagpersoner
• Lokale ungdomsuddannelser

Vi kan i henhold til forvaltningsloven eller offentlighedsloven være forpligtet til at udlevere oplysninger som led i besvarelsen af aktindsigtsanmodninger.

Vi opbevarer personoplysningerne, så længe de er nødvendige for, at vi kan udføre vores opgaver.

Dette vil som udgangspunkt sige fem år efter afslutningen af en sag, hvori personoplysningerne indgår. Oplysningerne arkiveres eller kasseres herefter i henhold til reglerne i arkivloven.

På enkelte områder kan der være en kortere eller en længere slettefrist:

• Længere slettefrist kan forekomme, hvis det er nødvendigt for løsningen af vores opgaver.
• Kortere slettefrist kan forekomme i forbindelse med for eksempel tv-overvågning, hvor vi følger tv-overvågningslovens regel om, at optagelserne som udgangspunkt skal slettes senest efter 30 dage

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os (se kontaktoplysninger under punktet 'Gentofte Kommune er dataansvarlig’ og ’Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren’)

Ret til at se oplysninger (indsigtsret) 
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. 

Ret til berigtigelse (rettelse) 
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. 

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræder. 

Ret til begrænsning af behandling 
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 

Ret til indsigelse 
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. 

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder på:

www.datatilsynet.dk.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk