Øget kvalitet i sagsbehandling

Gentofte Kommune har i februar 2022 ansat en jurist, som arbejder i Skoleafdelingen og Familie og Sundhed med at kvalitetssikre afgørelser, og undervise i ny viden på området.

Fra foråret 2022 er der ansat en familievejleder, som skal give de første vejledninger til nye familier, der har børn med særlige behov, så de så let som muligt får adgang til hjælp og vejledning.

Derudover er der ansat yderligere en rådgiver i handicapteamet, så der er mulighed for at få den fornødne tid til sagsbehandling og samarbejde med familierne.

Der sker løbende kompetenceudvikling af medarbejderne i både Familie og Sundhed og Skolevisitationen med henblik på at øge tilfredsheden i sagsbehandlingen hos både borgere og medarbejdere.

Gentofte Kommune har bl.a. købt et udviklingsforløb hos Ankestyrelsen, som er udviklet af Ankestyrelsen. Dette blev afholdt juni 2022. Formålet med denne indsats har været at sikre flere korrekte afgørelser, så der i højere grad undgås hjemvisninger og ændringer af afgørelser.

Der har desuden været interne juridiske kurser for alle sagsbehandlende medarbejdere i Familie & Sundhed og i skolevisitationen i generel forvaltningsret i september 2022.

Fra 2023 vil der være fremskudte socialrådgivere og familiekonsulenter på alle skoler og hovedparten af dagtilbud, så der sker en tidligere opsporing og indsats for de enkelte børn og familier.

Der er udviklet en ny hjemmeside på Gentofte.dk, som gør det lettere at navigere på hjemmesiden for de familier, der har børn med særlige behov. Og så er der blevet lavet en række nye informationsmaterialer til familierne. Begge dele er udarbejdet i tæt samarbejde med en gruppe borgere.

Det seneste år har der været en tæt dialog med en borgergruppe for at kunne udvikle og implementere ændringer i sagsgange mm., som stemmer overens med borgernes behov. Den fremadrettede dialog med borgerne er endvidere formaliseret gennem et ”Advisory Board”.

Alle omgjorte, samt hjemviste, sager bliver fortsat gennemgået med relevante medarbejdere, således at læring sikres fremadrettet i fremtidige sager. Dette sker i de respektive teams på sparringsmøder med deltagelse af teamets leder.

Når en afgørelse hjemsendes fra Ankestyrelsen, og der er tvivl om afgørelsens indhold, tager rådgiverne direkte kontakt til sagsbehandleren i Ankestyrelsen. Formålet er at få præciseret grundlaget for hjemvisning og bede Ankestyrelsen uddybe, hvad de mener kommunen burde gøre anderledes.

Et Specialteam arbejder løbende aktivt med at indarbejde ny læring både ift. ny lovgivning på området, og ved at inkorporere ny praksis fra Ankestyrelsen (nye principafgørelser) i teamets arbejde.

Skolevisitationens arbejde er omorganiseret. Der træffes nu administrative afgørelser i langt flere sager. Det har reduceret sagsbehandlingstiden. Derudover er afgørelser omkring Dagbehandlingsskoler flyttet fra skolevisitationen til Familie og Sundheds visitationsudvalg for at undgå, at to visitationsudvalgsprocesser skal gennemføres, hvilket reducerer sagsbehandlingstiden

De interne arbejdsgange er optimeret, og der afholdes både løbende koordineringsmøder og faste ugentlige møder for at optimere sagsbehandlingen.

I tillæg til den ændrede organisering af opgaveløsningen i skolevisitationen er der rekrutteret nye kompetencer, hvor fokus har været en opsøgende tilgang med fokus på en mundtlig kommunikation med borgerne samt en skærpet opmærksomhed på formuleringen af afgørelser.
Der er sideløbende en skærpet opmærksomhed på at hjælpe elever med højt fravær med en tidlig indsats – gennem specialpædagogiske kompetencer på skolerne og styrket konsultativ PPR-indsats.

Skolerne i Gentofte Kommune udbreder co-teaching-indsatsen til at gælde flere klasser. Co-teaching-forløb, der er en videreudvikling af to-lærer-indsatsen og en samarbejdsmetode, hvor medarbejdere med forskellige pædagogiske kompetencer fungerer i konkrete elevgrupper. Derved muliggøres i højere grad, at eleverne blive mødt på det niveau, de er såvel fagligt som socialt.

Systemet handler om, at børn og familier, som har brug for ekstra støtte eller lignende, får præcis det de har krav på og behov for, indenfor lovgivningen.

Borgerne har mulighed for at klage over en kommunens afgørelse Borgeren har 4 uger til at komme med indsigelser mod afgørelsen. Såfremt kommunen derefter fortsat fastholder afgørelsen, sender kommunen klage over afgørelsen til Den Sociale Ankestyrelse. Ankestyrelsen vurderer herefter sagen og fremsender afgørelse til borgeren og kommunen.

Det er et komplekst lovområde med mange nuancer, så derfor kan der i visse sager være forskel på, hvordan kommune og Ankestyrelse ser på sagerne.

Sagerne på Børne-handicapområdet handler typisk om:

• Aflastning i eller uden hjemmet (jf. servicelovens § 44)
• Merudgifter (jf. serviceloves § 41)
• Tabt arbejdsfortjeneste (jf. Servicelovens § 42).

Omgørelsesprocenten er antallet af hjemviste og ændrede afgørelser i sager set i forhold til alle realitetsbehandlede afgørelser.

Realitetsbehandlede afgørelser er hjemviste, ændrede/ophævede og stadfæstede sager. Her tæller afviste afgørelser altså ikke med.

Når en afgørelse hjemvises, ændres eller ophæves, kaldes det, at kommunens afgørelse bliver omgjort. Det hedder det, selvom en hjemvisning ikke nødvendigvis betyder, at afgørelsen bliver ændret. Omgørelsesprocenten er derfor andelen af sager, der bliver omgjort (hjemvist, ændret eller ophævet) af Ankestyrelsen.

Hjemvisning betyder, at Ankestyrelsen sender afgørelsen tilbage til kommunen, som er førsteinstans. Kommunen skal behandle afgørelsen igen. Grunden til, at Ankestyrelsen hjemviser en afgørelse, er typisk at der mangler oplysninger, eller at der er sket en sagsbehandlingsfejl.

Ændring/ophævelse betyder, at afgørelsen er forkert, og at Ankestyrelsen har ophævet kommunens afgørelse.

Stadfæstelse betyder, at Ankestyrelsen er enig i kommunens afgørelse.

Afvisning/henvisning betyder, at Ankestyrelsen ikke behandler sagen. Det kan for eksempel være, fordi borgeren har klaget for sent eller beslutter at opgive klagen. Eller fordi Ankestyrelsen ikke er den kompetente myndighed, og derfor sender klagen videre til en anden instans.

På børnehandicapområdet har Gentofte Kommune i 2021 truffet ca. 800 afgørelser. Af disse er 10 afgørelser ændret af Ankestyrelsen – svarende til 1.25 %.

I 2021 behandlede Ankestyrelsen i alt 41 klager, og 61% af afgørelserne i disse sager blev omgjort. I første halvår af 2022, er omgørelsesprocenten faldet til 50%.