Behandling af frivilliges personoplysninger

Her finder du oplysninger om, hvordan Gentofte Kommune behandler frivilliges personoplysninger, når kommunen registrerer frivillige. Frivillige, der løser opgaver for kommunen gennem en forening, er ikke omfattet. Ifølge databeskyttelsesforordningen skal vi give dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du er frivillig i Gentofte Kommune. 
Vi skal give dig følgende oplysninger:

1.    Gentofte Kommune er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?  
2.    Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren  
3.    Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger  
4.    Kategorier af personoplysninger  
5.    Modtagere eller kategorier af modtagere 
6.    Opbevaring af dine personoplysninger  
7.    Dine rettigheder  
8.    Klage til Datatilsynet 

Gentofte Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager om dig. Hvis du har brug for yderligere oplysninger, skal du kontakte den afdeling, hvor du er frivillig. Gentofte Kommunes kontaktoplysninger er;

Gentofte Kommune
Bernstorffsvej 161
2920 Charlottenlund
Telefon: 39 98 00 00

E-mail: gentofte@gentofte.dk. Brug digital post, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger. I emnefeltet skrives navnet på den afdeling, hvor du er frivillig.

Hvis du har generelle spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver Niclas Wildfang Andersen via e-mail: databeskyttelse@gentofte.dk. Brug Digital Post (angiv ”databeskyttelse” i emnefeltet), hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger. Du kan også henvende dig telefonisk på 21 74 44 62. Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle på Gentofte Kommunes hjemmeside.

Gentofte Kommune behandler dine personoplysninger inden for følgende områder og til følgende formål:

•    Gentofte Kommune får hjælp fra frivillige på en række af kommunens områder. F.eks. får dagtilbud (både kommunale og selvejende) og skoler hjælp fra frivillige, der primært kommer ind via samarbejde med Ældre Sagen. Kultur- Unge- og Fritidsområdet får f.eks. hjælp fra frivillige på Gentoftebibliotekerne, Formidlingscenter Garderhøjfortet og Ung Megafon. Fritid får hjælp f.eks. til Aktive Forårsdage, Team Gentofte, Talentudvalget, Gentofte Talent- og Eliterådet og DHL-Stafetten.
•    Formålet med at indsamle oplysningerne er blandt andet at administrere din tilknytning til kommunen i forbindelse med din bistand som frivillig samt at kunne koordinere opgavevaretagelsen. 
•    Indhentning af straffeattest (sker kun på fritidsområdet) sker for at dokumentere, at du ikke har tidligere domme for berigelseskriminalitet, vold og forbrydelser mod kønssædeligheden.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

•    Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b) e) og artikel 9, stk. 2, litra f, idet behandlingen er nødvendig af hensyn til offentlig myndighedsudøvelse.
•    Databeskyttelsesloven § 11, stk. 1 ifm. behandling af oplysninger om cpr-numre.
•    Databeskyttelsesforordningens artikel 10 ifm. behandling af oplysninger om strafbare forhold.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

• Almindelige oplysninger, herunder fortrolige oplysninger:
  Kontaktoplysninger, navn, adresse, nationalitet, cpr. nr., telefonnummer, mailadresse, arbejdssted
• Følsomme oplysninger: Strafbare forhold (fx børne- og/eller straffeattest).
• Hvis du udfører frivilligt arbejde (i modsætning til en frivillig indsats), og du bliver udsat for en arbejdsskade, behandler vi desuden helbredsoplysninger om dig.

Det er den enkelte afdeling, hvor du er frivillig, der registrerer ovenstående personoplysninger om dig. En række centralt placerede afdelinger behandler herefter ovenstående oplysninger, f.eks. kommunens fælles it-drift og løn- og personaleadministrationen.

Vi modtager dine personoplysninger fra:
•    Dig selv 
•    Det Centrale Personregister (CPR)
•    Andre kommuner, hvor det er relevant
•    Andre fagområder i kommunen
•    Andre myndigheder eller fælles registre, hvis vi har behov for og hjemmel til at indhente yderligere oplysninger

Vi videregiver dine personoplysninger til følgende modtagere, hvis det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver og myndighedsarbejde:

•    Databehandlere (it-systemleverandører), der på kommunens vegne behandler oplysningerne.
•    Vi kan i henhold til forvaltningsloven eller offentlighedsloven være forpligtet til at udlevere oplysninger som led i besvarelsen af aktindsigtsanmodninger.

Vi opbevarer personoplysningerne, så længe de er nødvendige for, at vi kan udføre vores opgaver. Dette vil som udgangspunkt sige fem år efter afslutningen af en sag, hvori personoplysningerne indgår. Oplysningerne arkiveres eller kasseres herefter i henhold til reglerne i arkivloven. På enkelte områder kan der være en kortere eller en længere slettefrist. Længere slettefrist kan forekomme, hvis det er nødvendigt for løsningen af vores opgaver. Kortere slettefrist kan forekomme i forbindelse med for eksempel tv-overvågning, hvor vi følger tv-overvågningslovens regel om, at optagelserne som udgangspunkt skal slettes senest efter 30 dage.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os (se kontaktoplysninger under punktet 'Gentofte Kommune er dataansvarlig’ og ’Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren’).

Ret til at se oplysninger (indsigtsret) 
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræder, nævnt ovenfor under opbevaring af dine personoplysninger.

Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder på www.datatilsynet.dk.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk