Rekruttering – rammer og vilkår

Vi registrerer og behandler de personoplysninger, som er i din ansøgning, dit CV og andre medsendte dokumenter.

Gentofte Kommune er dataansvarlig for de oplysninger, som du indtaster via rekrutteringssystemet, HR-On. Søger du et job i en selvejende institution, er det denne, som er den dataansvarlige.

Får du afslag på jobbet bliver de oplysninger, vi har registreret om dig, slettet senest seks måneder efter, at vi har modtaget din ansøgning. Hvis du bliver ansat i Gentofte Kommune, bliver de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen gemt i din personalemappe.

Det er typisk oplysninger som:

• navn
• adresse
• telefonnummer
• e-mailadresse
• ansøgning
• CV
• evt. andre relevante oplysninger, fx kørekort, specifik certificering eller uddannelse, etc.

Vi anbefaler, at du begrænser oplysninger af privat karakter.

Oplysninger fra sociale medier

Hvis vi i forbindelse med ansættelsessamtalerne modtager flere oplysninger om dig, kan det være relevant for os at foretage en søgning på sociale medier som fx LinkedIn.

Gentofte Kommune må som arbejdsgiver gerne indsamle - og i relevant omfang anvende - offentligt tilgængelige oplysninger, som en jobansøger har offentliggjort om sig selv. Selvom oplysningerne er offentliggjort af ansøger selv, skal indsamling og opbevaring af oplysningerne begrænses til oplysninger, der er saglige og proportionale i forhold til formålet med indsamling.

Oplysninger samlet gennem personprofil

Ved rekruttering til nogle jobs kan vi bede dig om at udfylde en personprofil. Formålet er at vurdere dine kompetencer, kvalifikationer og profil i forhold til et job i kommunen. Hvis du skal udfylde en personprofil, bliver du bedt om at give et specifikt samtykke til, at vi modtager informationer i forhold til det konkrete job og behandler dine data fra personprofilen.

Oplysninger fra referencer

I forbindelse med besættelse af stillingen indhenter vi i Gentofte Kommune som udgangspunkt 2 referencer. Hvis det bliver relevant at indhente referencer på dig, vil du blive spurgt til kontaktoplysninger. Bliver du ansat i jobbet vil oplysningerne fra referencen blive registreret i din personalemappe. Bliver du ikke ansat, bliver oplysningerne slettet sammen med de øvrige oplysninger fra rekrutteringsprocessen senest seks måneder efter, at vi har modtaget din ansøgning.

Børne- og straffeattest

Hvis vi, i forbindelse med rekrutteringen, har indhentet kopi af din straffe– og børneattester, bliver den ved ansættelse opbevaret i din Personalemappe.

Hvis du bliver ansat i Gentofte Kommune, vil dine oplysningerne blive registreret i din personalemappe. Bliver du ikke ansat i jobbet vil oplysningerne blive slettet senest seks måneder efter, vi har modtaget din ansøgning.

I rekrutteringsprocessen vil den rekrutterende leder, rekrutteringsansvarlig, medlemmer i ansættelsesudvalget samt Løn og Personale i Gentofte Kommune have adgang til at registrere, læse og behandle dine personoplysninger.

Indgår der eksterne medlemmer i ansættelsesudvalget, fx rekrutteringsbureau eller en repræsentant fra en skolebestyrelse, har de adgang til at læse og behandle personoplysninger om dig indtil rekrutteringsprocessen er afsluttet. Herefter lukkes adgangen.

Indgår der brug af test i rekrutteringsprocessen, får en konsulent fra HR adgang til din ansøgning og CV, samt til at læse og behandle oplysninger om dig fra testen. Det samme gør sig gældende, hvis en ekstern udbyder gennemfører testen.

Hvis du ikke ønsker, at vi behandler de oplysninger, du har givet med din ansøgning, kan du trække dit samtykke tilbage. Du trækker dit samtykke tilbage ved at kontakte den rekrutteringsansvarlig for det konkrete job.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Det er en betingelse for ansættelsen, at du har gyldig arbejds- og opholdstilladelse, og vi har pligt til at sikre dette efter udlændingelovens § 59, stk. 5. I forbindelse med en ansættelse vil vi derfor bede om en kopi af dit pas og hvis nødvendigt indhente en kopi af din arbejds- og opholdstilladelse.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a, b, c og f) som hjemmel til behandling af dine oplysninger. Det gør vi, da der er tale om personoplysninger, som du selv har givet til os med henblik på at blive ansat, eller som er nødvendige for at vi kan indgå aftale med dig om ansættelse.

Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder. Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig (artikel 15) og til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet (artikel 16). I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig før vores almindelige sletning seks måneder efter modtagelsen af din ansøgning (artikel 17).

I visse tilfælde har du ret til at;

• få behandlingen af dine personoplysninger begrænset (artikel 18)
• gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger (artikel 21)
• modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring (artikel 20).

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte Karla Ospina Wagner fra HR og Innovation i Gentofte Kommune på telefon 24 94 27 10.

Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.