Persondata i Sociale Institutioner

I forbindelse med din henvendelse, ansøgning eller anmeldelse til Sociale Institutioner, har du givet en række personoplysninger til os. Efter databeskyttelsesforordningen skal vi give dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler dine personoplysninger. 

Vi skal give dig følgende oplysninger:  

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?  
2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren  
3. Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger  
4. Kategorier af personoplysninger  
5. Modtagere eller kategorier af modtagere 
6. Opbevaring af dine personoplysninger  
7. Dine rettigheder  
8. Klage til Datatilsynet  

Gentofte Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager om dig og dit barn.

Vores kontakt oplysninger er:

Gentofte Kommune
Sociale Institutioner
Bernstorffsvej 161
2920 Charlottenlund
Telefon: 51 84 22 89

E-mail: SIFA@gentofte.dk

Brug digital post, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.  I emnefeltet skrives ”Sociale Institutioner”.

Hvis du har generelle spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver Niclas Wildfang Andersen.

Du kan kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver via e-mail: databeskyttelse@gentofte.dk.
Brug Digital Post (angiv ”databeskyttelse” i emnefeltet), hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.
Du kan også henvende dig telefonisk på 39 98 01 15.

Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle på Gentofte Kommunes hjemmeside.

For at kunne løse vores opgaver og for at de enkelte institutioner kan yde den bedste service, er det nødvendigt at behandle en række personoplysninger.

Når vi opretter en sag, sker det på barnets eller forælderens cpr.nr. (personnummer). Vi opretter en sag hvis du, et eller flere af dine børn er blevet visiteret til, eller indskrevet på, et tilbud under Sociale Institutioner.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine og dit barns personoplysninger følger af:

• Barnets Lov
• Serviceloven
• Sundhedsloven
• Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område (retssikkerhedsloven).
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (almindelige personoplysninger), artikel 9, stk. 2, litra f (følsomme personoplysninger) og artikel 10 (straffedomme og lovovertrædelser), idet behandlingen er nødvendig for, at vi kan udføre vores opgaver som offentlig myndighed.
• Databeskyttelsesloven § 11, stk. 1 ifm. behandling af oplysninger om cpr-numre.

De institutioner, der hører under Sociale Institutioner, behandler personoplysninger som led i løsningen af institutionens opgaver. Du kan neden for læse en kort beskrivelse af de enkelte institutioner og hvilken lovgivning, de udfører deres opgaver på grundlag af:

Camillehusene:

• Formål: Døgninstitution for børn og unge med multiple funktionsnedsættelser.
• Retsgrundlag: Barnets Lov, Serviceloven, Sundhedsloven & Retssikkerhedsloven.

Lundø:

• Døgnaflastningstilbud til familier med hjemmeboende børn og unge fra 0 til 22 år, med betydelig, varig nedsat fysisk og psykisk funktionsevne.
• Retsgrundlag: Barnets Lov, Serviceloven & Retssikkerhedsloven.

Troldemosen:

• Formål: Daginstitution for børn med forskellige funktionsnedsættelser i alderen 0-7 år.
• Retsgrundlag: Barnets Lov og Retssikkerhedsloven

Børneterapien:

• Formål: Genoptræning og behandling af børn med medfødte og erhvervede hjerneskade, motoriske og mentale funktionsnedsættelser.
• Retsgrundlag: Sundhedsloven, serviceloven og Retssikkerhedsloven.

Broen:

• Formål: Opholdssted for unge med nedsat psykisk funktionsevne, udviklingsforstyrrelser evt. kombineret med psykosociale problemstillinger.
• Retsgrundlag: Barnets Lov, Serviceloven, Sundhedsloven & Retssikkerhedsloven.

Familieinstitutionen:

• Døgntilbud for gravide, enlige forældre og par med børn. Formålet er at afdække familiens ressourcer.
• Retsgrundlag: Serviceloven, Barnets Lov og Retssikkerhedsloven.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig og dit barn:

• Almindelige oplysninger, herunder fortrolige oplysninger:
  Navn, kontaktoplysninger, økonomiske forhold, skole- og klassetilhørsforhold, cpr.nr., resultater af faglige tests, oplysninger om barnets udvikling og trivsel, familieforhold og sociale forhold. Der kan blive benyttet videooptagelser ifm. undersøgelser og udredninger af, hvilke støttende tilbud og beskyttende foranstaltninger, der er relevante at iværksætte.
• Følsomme oplysninger:
  Helbredsoplysninger, oplysninger om politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, race og etnisk oprindelse, seksuelle forhold og seksuel orientering.
• Oplysninger om strafbare forhold:
  Oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser, herunder oplysninger om tilhold (forfølgelse, chikane eller stalking)

Som led i løsningen af vores opgaver behandler vi:

• Personoplysninger, du selv giver os
• Personoplysninger, vi modtager eller indhenter fra andre.

Det kan fx være oplysninger fra andre dele af Gentofte Kommune, andre kommuner, dagtilbud, skoler, plejefamilier, opholdssteder, døgninstitutioner, krisecentre, behandlingssteder, socialtilsynet, sundhedspersoner, politiet, fogedretten samt samarbejdspartnere.

Det gør vi kun, hvis det er et nødvendigt og sagligt led i løsningen af institutionens opgaver. Hvis dit samtykke er nødvendigt, indhenter vi dette inden. I en række tilfælde kan vi modtage eller indhente oplysninger uden dit samtykke.

Vi videregiver dine personoplysninger til følgende modtagere, hvis det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver og myndighedsarbejde:

• Andre dele af Gentofte Kommune
• Andre kommuner (visitationskommunen) og andre offentlige myndigheder, fx Styrelsen for Patientsikkerhed og Socialtilsynet.
• Databehandlere og systemleverandører der på kommunens vegne behandler oplysningerne fx EG (Sensum One), Netcompany A/S og KMD (Nexus).
• Vi kan i henhold offentlighedsloven være forpligtet til at udlevere oplysninger som led i besvarelsen af aktindsigtsanmodninger.

Vi opbevarer personoplysningerne så længe de er nødvendige for, at vi kan udføre vores opgaver.

Dette vil afhænge af hvilke opgaver, det drejer sig om, og vil som udgangspunkt være indtil 5 eller 10 år efter afslutningen af en sag, hvori oplysningerne indgår, eller hvor du eller dit barn ikke længere er tilknyttet en af kommunens institutioner.

De oplysninger, som vi er forpligtede til at bevare for fremtiden, bliver afleveret til Gentofte Digitalarkiv inden de bliver slettet i institutionens systemer.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os (se kontaktoplysninger under punktet 'Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?').

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræder. Bemærk dog, at du som udgangspunkt kun har mulighed for berigtigelse af oplysningerne, idet oplysninger i patientjournalen ikke må slettes eller gøres ulæselige, jf. Journalbekendtgørelsen. Er det nødvendigt at rette eller tilføje i patientjournalen, skal det ske på en sådan måde, at den oprindelige tekst bevares. Det skal fremgå, hvem der har foretaget rettelsen eller tilføjelsen og hvornår.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder på:
www.datatilsynet.dk.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Du finder Datatilsynets kontakt oplysninger på:

www.datatilsynet.dk.